Accordo di Nomina a Responsabile del Trattamento

Premessa

Il presente documento integra e completa la Privacy Policy di OrdinInOrdine e disciplina il rapporto tra:

• Il Titolare del trattamento: l'utente che utilizza OrdinInOrdine per gestire la propria attività (di seguito "il Titolare" o "tu"), in quanto soggetto che decide finalità e modalità del trattamento dei dati dei propri clienti finali
• Il Responsabile del trattamento: OrdinInOrdine di Greco Rosanna, fornitore del software OrdinInOrdine (di seguito "il Responsabile" o "noi"), che tratta tali dati esclusivamente per fornire il Servizio

Questo accordo si applica automaticamente quando inserisci nell'App dati personali relativi ai tuoi clienti (es. nome, ordini, note), ed è parte integrante delle condizioni di utilizzo del Servizio.

1. Oggetto del trattamento

Il Responsabile tratta, per conto e secondo le istruzioni del Titolare, i seguenti dati relativi ai clienti finali del Titolare, inseriti volontariamente tramite l'App:

• Nome del cliente
• Numero di telefono del cliente, se fornito
• Articoli ordinati, quantità, note relative all'ordine
• Data e orario di ritiro
• Eventuali foto allegate alle righe d'ordine, se inserite dal Titolare
• Testi, dettature, foto e screenshot di messaggi del cliente forniti dal Titolare per l'Inserimento rapido o la Modifica rapida, se il Titolare usa queste funzioni

L'App organizza inoltre nome e numero di telefono in un'anagrafica clienti collegata ai relativi ordini, per facilitare la gestione da parte del Titolare ed evitare inserimenti duplicati.

Questi dati sono necessari esclusivamente per consentire al Titolare di gestire gli ordini della propria attività tramite il Servizio.

2. Natura e finalità del trattamento

Il trattamento ha per oggetto le seguenti operazioni, svolte esclusivamente per fornire il Servizio:

• Memorizzazione dei dati su infrastruttura cloud (Google Firebase)
• Visualizzazione e organizzazione dei dati all'interno dell'App (liste ordini, riepilogo, storico)
• Generazione di etichette per la stampa, su richiesta del Titolare
• Lettura automatica dei messaggi dei clienti tramite un servizio di intelligenza artificiale (Google Gemini API), solo quando il Titolare usa l'Inserimento rapido o la Modifica rapida: il servizio riceve il testo e le foto forniti dal Titolare insieme a catalogo, unità di misura, anagrafica clienti e, per la Modifica rapida, l'ordine da modificare, e restituisce una proposta che il Titolare può confermare, correggere o scartare. Le foto non vengono salvate dal Responsabile
• Predisposizione di collegamenti per avviare una chiamata o una conversazione WhatsApp dal dispositivo del Titolare, se è stato inserito un numero di telefono: questa azione è eseguita localmente sul dispositivo e non comporta trasmissione del dato ai server del Responsabile

Il Responsabile non utilizza questi dati per finalità proprie, non li cede a terzi, non li utilizza per marketing, profilazione o qualsiasi finalità diversa dalla fornitura del Servizio richiesto dal Titolare.

3. Durata del trattamento

I dati dei clienti finali sono conservati per tutta la durata di utilizzo del Servizio da parte del Titolare, con la seguente eccezione: i singoli ordini già ritirati, con i relativi dati del cliente finale, note ed eventuali foto allegate, sono conservati per il periodo previsto dal piano sottoscritto dal Titolare, attualmente 18 mesi dalla data di ritiro per tutti i piani, e poi eliminati automaticamente. Le copie di sicurezza tecniche dei dati eliminati vengono sovrascritte entro al massimo 14 giorni.

Dopo l'eliminazione il Responsabile conserva soltanto totali aggregati per giorno e per articolo (numero di ordini ritirati, quantità, numero di righe d'ordine), che non contengono dati dei clienti finali. Nel mese precedente l'eliminazione, l'App avvisa il Titolare e gli consente di esportare gli ordini interessati.

In caso di chiusura dell'account, i dati vengono cancellati su richiesta del Titolare, salvo un periodo tecnico ragionevole necessario alle operazioni di cancellazione.

4. Obblighi del Responsabile del trattamento

Il Responsabile si impegna a:

• Trattare i dati esclusivamente su istruzione del Titolare, così come espressa attraverso l'utilizzo ordinario delle funzionalità dell'App
• Garantire la riservatezza dei dati trattati, anche da parte di eventuali soggetti tecnici coinvolti nella manutenzione del Servizio
• Adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio (cifratura delle comunicazioni, autenticazione sicura, regole di accesso che limitano la visibilità dei dati al solo Titolare che li ha inseriti)
• Assistere il Titolare, nei limiti delle proprie possibilità tecniche, nel rispondere a richieste degli interessati (es. richieste di accesso, rettifica o cancellazione dei dati da parte di un cliente finale)
• Notificare al Titolare, senza ingiustificato ritardo, qualsiasi violazione dei dati personali di cui venga a conoscenza
• Cancellare o restituire i dati al Titolare alla cessazione del Servizio, su richiesta

5. Sub-responsabili del trattamento

Per fornire il Servizio, il Responsabile si avvale dei seguenti sub-responsabili:

• Google Firebase (Google Ireland Limited). L'archiviazione dei dati (Cloud Firestore) avviene su server situati in territorio europeo (regione eur3). Le foto allegate agli ordini sono conservate su Firebase Storage e le elaborazioni automatiche (per esempio le copie di sicurezza e l'archiviazione notturna degli ordini) avvengono tramite Cloud Functions, entrambi servizi di Google Ireland Limited con server in Belgio (regione europe-west1). Il servizio di autenticazione (Firebase Authentication) opera invece esclusivamente da data center situati negli Stati Uniti; questo trasferimento extra-UE è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard incluse nei Termini sul trattamento dei dati di Firebase, la garanzia prevista dal GDPR per questo tipo di trasferimenti.
• Google Gemini API (Google), nella versione a pagamento, usata solo per l'Inserimento rapido e la Modifica rapida. In base alle condizioni di Google, i dati inviati e le risposte non vengono usati per addestrare o migliorare i prodotti di Google, sono trattati secondo l'Addendum sul trattamento dei dati in cui Google agisce come responsabile e sono conservati per 55 giorni al solo scopo di individuare usi vietati del servizio. L'elaborazione può avvenire anche fuori dall'Unione europea; questo trasferimento è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard incluse nei termini sul trattamento dei dati di Google.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, per i clienti europei). Elabora i dati di pagamento (dati della carta, indirizzo di fatturazione) necessari all'erogazione degli abbonamenti a pagamento, secondo i propri standard di sicurezza certificati PCI DSS.

Il Responsabile garantisce che i sub-responsabili siano vincolati a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo. Eventuali modifiche relative ai sub-responsabili utilizzati verranno comunicate tramite aggiornamento di questo documento.

6. Obblighi del Titolare

In qualità di Titolare del trattamento dei dati dei propri clienti finali, sei responsabile di:

• Avere una base giuridica adeguata per raccogliere e trattare i dati dei tuoi clienti (es. esecuzione dell'ordine richiesto)
• Fornire ai tuoi clienti un'informativa adeguata sul trattamento dei loro dati, se richiesto dalla normativa applicabile alla tua attività
• Inserire nell'App solo dati pertinenti e necessari alla gestione degli ordini, evitando di raccogliere dati non necessari (es. dati sanitari o categorie particolari di dati, salvo specifiche necessità della tua attività)

7. Diritti degli interessati

Se un cliente finale del Titolare richiede di esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione dei propri dati), il Titolare può gestire direttamente la richiesta tramite le funzionalità dell'App (es. modifica o eliminazione di un ordine), oppure contattare il Responsabile all'indirizzo indicato nella Privacy Policy per assistenza tecnica.

8. Modifiche al presente accordo

Il Responsabile può aggiornare questo documento in caso di modifiche al Servizio, ai sub-responsabili utilizzati, o alla normativa applicabile. Eventuali modifiche sostanziali verranno comunicate tramite l'App o via email.